BOWA Legal Oy:n ja Solid Stream Oy:n tietosuojaseloste — Webinaarit

BOWA LEGAL OY:N JA SOLID STREAM OY:N TIETOSUOJASELOSTE — WEBINAARIT

Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen BOWA Legal Oy:n ja Solid Stream Oy:n yhteinen tietosuojaseloste ja informointiasiakirja. Seloste koskee henkilötietoja, joita käsitellään, kun ilmoittaudut BOWA Legal Oy:n webinaariin Solid Stream Oy:n ylläpitämällä alustalla ja osallistut siihen.

BOWA Legal Oy toimii rekisterinpitäjänä ja päättää käsittelyn tarkoituksista ja keinoista. Solid Stream Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja BOWA Legal Oy:n lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Osapuolten välisestä käsittelystä on sovittu tietojenkäsittelysopimuksella (tietosuoja-asetuksen 28 artikla).

REKISTERINPITÄJÄ

BOWA Legal Oy (Y-tunnus 3005519-2)

Energiakatu 4, 00180 Helsinki

https://www.bowa.fi 

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa ja rekisteröidyn pyynnöt

Paula Bock — toimisto[ät]bowa.fi — 010 341 4400

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA ALIKÄSITTELIJÄT

Henkilötietojen käsittelijä: Solid Stream Oy — webinaarialustan ylläpito. Alustaa koskevissa tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen info[ät]solidstream.fi. Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle (toimisto[ät]bowa.fi).

Solid Stream Oy käyttää käsittelyssä seuraavia alikäsittelijöitä:

• Supabase — tietokannan ylläpito (EU-alue)
• Brevo — vahvistus-, muistutus- ja markkinointiviestien lähetys (EU-alue)
• Vimeo Inc. — videokuvan suoratoisto (Yhdysvallat)

REKISTERIN NIMI

BOWA Legal Oy:n webinaari- ja markkinointirekisteri.

KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:

1. Webinaarin toteuttaminen. Ilmoittautumisen vahvistaminen, muistutusviestit ja henkilökohtainen katselulinkki. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota ilmoittautumasi webinaari (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta).
2. Osallistumisen analysointi ja liidipisteytys. Webinaarin aikaisesta vuorovaikutuksestasi muodostetaan sitoutumista kuvaava pistemäärä, jonka avulla rekisterinpitäjä arvioi webinaariensa kiinnostavuutta ja priorisoi yhteydenottoja. Kyse on profiloinnista. Oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Sinulla on oikeus vastustaa tätä käsittelyä (ks. kohta Oikeutettu etu ja vastustamisoikeus).
3. Markkinointiviestintä. BOWA Legal Oy:n markkinointi kaikissa muodoissaan, kuten uutiskirjeet, palveluita ja tapahtumia koskevat viestit sekä kutsut tuleviin webinaareihin, sähköpostitse. Oikeusperuste: suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka annat erikseen valintaruudulla B. Suostumus on vapaaehtoinen ja voit peruuttaa sen milloin tahansa.

SEURAAMUKSET TIETOJEN SAAMATTA JÄÄMISESTÄ

Ilmoittautumistiedot ovat edellytyksenä webinaariin ilmoittautumiselle, ja webinaariin osallistuminen edellyttää osallistumistietojen käsittelyä. Valintaruudun B markkinointisuostumus on vapaaehtoinen eikä sen antaminen tai antamatta jättäminen vaikuta ilmoittautumiseen tai webinaariin osallistumiseen.

KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia tietoryhmiä:

• Ilmoittautumistiedot: nimi, sähköpostiosoite, yritys ja tehtävänimike lomakkeella antamassasi muodossa
• Ilmoittautumisen lähde: ilmoittautumislinkin lähdekanava (UTM-parametrit)
• Osallistumistiedot webinaarin aikana: reaktiopainikkeiden klikkaukset aikaleimoineen, katseluaika ja chat-viestit
• Sähköpostiviestinnän tapahtumatiedot: viestien avaukset ja linkkien klikkaukset
• Osallistumistiedoista muodostettu sitoutumista kuvaava pistemäärä
• Suostumustiedot: valintaruudun B tila ja aikaleima sekä esitetyn suostumustekstin versiotunnus

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Ilmoittautumis- ja osallistumistietoja sekä niistä muodostettua pistemäärää säilytetään 24 kuukautta webinaarista, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Jos annat valintaruudulla B markkinointisuostumuksen, nimeäsi ja sähköpostiosoitettasi käsitellään BOWA Legal Oy:n markkinointia varten suostumuksen voimassaolon ajan. Tähän käsittelyyn sovelletaan BOWA Legal Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaselostetta, ja tiedot poistetaan markkinointitarkoituksesta, kun peruutat suostumuksesi. Jos rekisteröidystä tulee BOWA Legal Oy:n asiakas, sovelletaan niin ikään mainittua asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaselostetta.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Ilmoittautumistiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumislomakkeella. Osallistumis- ja tapahtumatiedot syntyvät webinaarialustan ja sähköpostijärjestelmän käytön yhteydessä.

TIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lukuun seuraavat käsittelijät:

• Solid Stream Oy — webinaarialustan ylläpito
• Supabase — tietokannan ylläpito (EU-alue)
• Brevo — vahvistus-, muistutus- ja markkinointiviestien lähetys (EU-alue)
• Vimeo Inc. — videokuvan suoratoisto (Yhdysvallat)

Vimeo Inc:n osalta henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto on suojattu Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (SCC) ja EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) perustuvalla suojatasolla (tietosuoja-asetuksen 44–46 artikla).

Tietoja ei luovuteta muihin tarkoituksiin. Viranomaisille tietoja luovutetaan vain lain edellyttämissä tapauksissa.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Webinaarin aikaisesta vuorovaikutuksestasi muodostetaan sitoutumista kuvaava pistemäärä, jonka avulla rekisterinpitäjä priorisoi, keneen ollaan yhteydessä. Kyse on tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 4 alakohdassa tarkoitetusta profiloinnista, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjä ei tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla merkittävällä tavalla (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Mahdollisesta yhteydenotosta päättää aina henkilö.

OIKEUTETTU ETU JA VASTUSTAMISOIKEUS

Osallistumisen analysointi ja liidipisteytys perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on arvioida webinaariensa kiinnostavuutta ja kohdentaa yhteydenotot niihin osallistujiin, jotka ovat osoittaneet kiinnostusta. Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä arvioinut, ettei käsittely syrjäytä rekisteröidyn etuja, perusoikeuksia tai -vapauksia, kun otetaan huomioon käsittelyn ammatillinen (B2B) yhteys, sen läpinäkyvyys ja rekisteröidyn oikeus vastustaa käsittelyä.

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa tätä käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella (21 artiklan 1 kohta). Siltä osin kuin käsittely tapahtuu suoramarkkinointia varten, sinulla on ehdoton oikeus vastustaa käsittelyä, minkä jälkeen tietojasi ei enää käsitellä tähän tarkoitukseen (21 artiklan 2 ja 3 kohta). Vastustamispyynnön voi esittää osoitteeseen toimisto[ät]bowa.fi.

SUOSTUMUKSEN PERUUTTAMINEN JA SUOSTUMUSTEN HALLINTA

Voit peruuttaa valintaruudulla B antamasi markkinointisuostumuksen milloin tahansa yhtä helposti kuin sen annoit lähettämällä viestin osoitteeseen toimisto[ät]bowa.fi tai jokaisen markkinointiviestin peruutuslinkistä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohta).

Kunkin ilmoittautumisen osalta tallennetaan valintaruudun B suostumuksen tila ja aikaleima sekä esitetyn suostumustekstin versio, jotta voidaan osoittaa, mihin rekisteröity on suostunut (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta).

REKISTERIN SUOJAUS

Henkilötiedot on tallennettu palvelun tietokantoihin, jotka on suojattu teknisin ja organisatorisin toimin, kuten palomuurein, salasanoin ja pääsynhallinnalla. Tietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän ja käsittelijän henkilöillä, joille se on tehtävien hoitamiseksi tarpeen. Rekisterinpitäjän ja käsittelijän välisellä sopimuksella on varmistettu, että käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• saada antamasi tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen
• vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointi
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa

Pyynnön voi esittää tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista.

EVÄSTEET

Webinaarialusta ja siihen liittyvät palvelut voivat käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita palvelun toiminnan, tilastoinnin ja sähköpostiviestinnän seurannan mahdollistamiseksi. Evästeiden käytöstä ja niihin annettavasta suostumuksesta kerrotaan tarkemmin ilmoittautumissivustolla.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa ja voi tarpeen mukaan päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos muutokset sisältävät uusia käsittelyn tarkoituksia tai muutoin muuttuvat merkittävästi, niistä ilmoitetaan etukäteen ja pyydetään tarvittaessa suostumus.