Ja sitten se tuli sinun pöydällesi. ”Järjestetäänkö meillä webinaari?”
Ensimmäinen ajatus on yleensä sama: mistä ihmeestä tässä aloitetaan? Pitääkö valita alusta, pitääkö hankkia kamera, kuka osaa hoitaa äänen, ja mitä jos koko homma kaatuu kesken lähetyksen sadan ihmisen silmien edessä.
Hyvä uutinen: yksikään näistä ei ole se, mistä webinaarin suunnittelu alkaa.
Olemme tehneet livelähetyksiä yli 13 vuotta — seminaareja, koulutuksia, konferensseja ja satoja webinaareja. Sinä aikana on tullut selväksi yksi asia: onnistuneen ja epäonnistuneen webinaarin ero ei synny tekniikasta. Se syntyy siitä, tiedettiinkö etukäteen mitä oltiin tekemässä ja kenelle.
Tärkeintä on siis vastata kolmeen kysymykseen:
Mitä haluamme sanoa, kenelle ja miksi?
Kun ne ovat selvillä, loppu on meidän työtämme.
Tässä oppaassa käymme läpi, mitä webinaarin järjestämisessä oikeasti kannattaa miettiä — ilman tekniikkapuhetta. Ja kerromme, miksi yhden webinaarin sijaan kannattaa melkein aina ajatella useampaa.
Mitä webinaari tarkoittaa
Webinaari tarkoittaa verkossa järjestettävää seminaaria. Sana tulee englannin sanoista web and seminar, ja siihen se etymologia sitten jääkin.
Käytännössä webinaari voi olla melkein mitä vain: asiantuntijapuheenvuoro, koulutus, haastattelu, paneelikeskustelu, tuote-esittely tai asiakastilaisuus. Se voi olla suora lähetys, etukäteen tallennettu ohjelma tai näiden yhdistelmä.
Toteutustavasta riippumatta kysymys on aina sama: miksi katsojan kannattaisi käyttää aikaansa juuri tähän?
Jos siihen löytyy hyvä vastaus, ollaan jo yllättävän pitkällä.
Webinaari, verkkokokous vai hybriditapahtuma?
Nämä kolme menevät usein sekaisin, ja ero kannattaa tietää — se vaikuttaa siihen, miten tilaisuus toteutetaan.
| Webinaari | Verkkokokous | Hybrid event | |
|---|---|---|---|
| Yleisön koko | kymmenistä tuhansiin | alle 20 | vaihtelee |
| Kuka puhuu | esiintyjät | kaikki | esiintyjät |
| Yleisö osallistuu | kysymyksillä ja äänestyksillä | vapaasti | molemmin tavoin |
| Missä yleisö on | verkossa | verkossa | osa salissa, osa verkossa |
| Tallenne | lähes aina | harvoin | usein |
Jos osa yleisöstä on paikan päällä ja osa verkossa, kyseessä on hybriditapahtuma. Se on oma lajinsa, koska tilaisuuden pitää toimia kahdelle yleisölle yhtä aikaa.
Miksi webinaari kannattaa järjestää
Paras puoli on osallistumisen helppous. Kukaan ei matkusta minnekään, joten samaan tilaisuuteen saa yleisöä eri puolilta Suomea — tai maailmaa.
Webinaari on tehokas tapa jakaa asiantuntijatietoa, kouluttaa asiakkaita tai henkilöstöä, tavoittaa uusia asiakkaita ja rakentaa asiantuntijamielikuvaa.
Ja sitten se puoli, joka jää useimmiten hyödyntämättä: yhdestä lähetyksestä syntyy paljon muutakin kuin tallenne. Lyhyitä videoita, nostoja someen, artikkeleita, uutiskirjesisältöä. Yksi hyvin käytetty tunti voi ruokkia viestintää kuukausiksi.
Siksi webinaaria kannattaa ajatella osana jatkuvaa viestintää, ei yksittäisenä tapahtumana.
Mistä kannattaa aloittaa
Ei alustoista. Ei laitteista. Ei siitä, kenellä on paras kamera.
Suunnittelun voi aloittaa yhdellä kysymyksellä:
Mitä haluamme saada aikaan ja kenet haluamme tavoittaa?
Siinä se. Sillä pääsee alkuun.
Me voimme tulla mukaan heti ensimmäisestä ideasta. Mietimme yhdessä toteutustavan, rakenteen ja aikataulun — ja sen, miten teidän sisältönne toimii parhaiten ruudulla. Mitä kannattaa näyttää, missä järjestyksessä, kuinka pitkään.
Teemme myös tilaisuuden juoksutuksen eli ajolistan. Se on minuutilleen suunniteltu runko siitä, mitä tapahtuu milloinkin ja kuka tekee mitä. Kuulostaa pikkutarkalta, ja on. Juuri siksi se toimii: lähetyspäivänä kukaan ei joudu arvailemaan omaa vuoroaan.
Kukaan ei siis joudu opettelemaan webinaarituottajaksi järjestääkseen hyvän webinaarin.
Mitä tarvitsemme teiltä – ja mitä hoidamme itse
Tämä on oppaan tärkein kohta, joten laitetaan se ihan suoraan.
Teiltä tarvitsemme viisi asiaa
- Aiheen — mistä haluatte puhua
- Esiintyjät — kuka teillä osaa kertoa siitä parhaiten
- Yleisön — kenet haluatte tavoittaa
- Tavoitteen — mitä toivotte tapahtuvan webinaarin jälkeen
- Kutsun omalle verkostollenne, jonka tunnette meitä paremmin
Me hoidamme loput
- Toteutustavan ja rakenteen suunnittelun
- Sisällön esitystavan yhdessä asiantuntijoidenne kanssa
- Juoksutuksen ja ajolistan
- Esiintyjien ohjeistuksen ja harjoitukset
- Lähetysalustan valinnan ja hallinnan
- Kuvan, äänen, valot ja grafiikat
- Lähetyksen valvonnan ja varajärjestelyt
- Markkinoinnin tuen: kutsut, uutiskirjeet, some ja hakukonenäkyvyys
- Tallenteen, klipit ja niiden jatkokäytön
- Osallistuja- ja katsojaraportoinnin
Rajaa voi siirtää kumpaan suuntaan tahansa. Haluatteko tehdä osan itse? Sopii. Haluatteko, että hoidamme kaiken? Sekin sopii.
Yksi asia ei kuitenkaan jousta: lähetyspäivänä kenenkään teistä ei pidä joutua vahtimaan tuotantoa.
Yksi webinaari vai webinaarisarja?
Tähän on lyhyt vastaus: melkein aina sarja.
Yksi hyvä webinaari tavoittaa paljon ihmisiä. Mutta ajattele sitä kuin uutiskirjettä tai podcastia — yksi julkaisu harvoin rakentaa yleisöä. Sarja antaa syyn palata.
Sarja ei tarkoita webinaaria joka viikko. Se voi olla kuukausittainen asiantuntijalähetys, neljästi vuodessa tehtävä ajankohtaiskatsaus tai muutaman jakson kokonaisuus yhden teeman ympärillä.
Ja tässä on se kohta, joka yleensä yllättää: sarja on järjestäjälle helpompi kuin yksittäinen webinaari.
Ensimmäisellä kerralla rakennetaan konsepti ja tuotantotapa. Toisella kerralla mitään ei tarvitse keksiä uudelleen.
Aihe vaihtuu. Vieraat vaihtuvat. Sisältö vaihtuu. Tuotannon ei tarvitse.
Kun tunnemme teidät ja konseptin, seuraavan lähetyksen valmistelu voi tarkoittaa käytännössä vain uuden aiheen, esiintyjien ja ajankohdan valitsemista.
Esimerkki. Teimme koulutusalan Skholelle ja RATEKOlle laajat webinaarikokonaisuudet. Tavoitteena ei ollut saada yhtä lähetystä maaliin, vaan rakentaa tuotantomalli koko koulutussarjalle. Kun kokonaisuus suunnitellaan kerralla sarjana, yksittäinen lähetys sujuu rutiinilla. Lue case →
Kuinka pitkä webinaarin kannattaa olla
30–60 minuuttia toimii useimmiten. Tarkkaa minuuttimäärää tärkeämpää on, ettei ohjelmassa ole tyhjäkäyntiä.
Toimiva runko voi olla vaikka tämä:
Aloitus > asiantuntijasisältö > keskustelu > yleisökysymykset > yhteenveto
Rakennetta ei tarvitse suunnitella yksin. Kun tiedämme tavoitteen, aiheen ja esiintyjät, autamme löytämään sisällölle sopivan muodon ja rytmin.
Tarvitaanko juontaja?
Ei välttämättä. Pienessä asiantuntijawebinaarissa asiantuntija vetää tilaisuuden hyvin itse.
Useamman puhujan tai keskustelun sisältävässä webinaarissa juontaja kannattaa. Hän pitää ohjelman liikkeessä, auttaa esiintyjiä ja muistaa myös verkossa istuvan yleisön — jonka unohtaminen on yllättävän helppoa.
Jatkuvassa sarjassa sama juontaja voi olla osa konseptia. Tutut kasvot ja tuttu rakenne tekevät jaksoista tunnistettavan kokonaisuuden.
Miten yleisö otetaan mukaan?
Webinaarin ei tarvitse olla yksisuuntainen. Yleisö voi kysyä, kommentoida, vastata kyselyihin tai osallistua keskusteluun.
Kaikissa webinaareissa vuorovaikutusta ei silti tarvita samalla tavalla — eikä sitä kannata lisätä vain siksi, että se on mahdollista.
Sen sijaan että opettelisitte työkaluja, riittää miettiä yksi asia:
Mitä haluamme yleisön pystyvän tekemään?
Kertokaa se meille. Toteutus on meidän puolellamme.
Missä webinaari järjestetään?
Omissa tiloissanne, tapahtumapaikalla tai valmiissa studiossa.
Omat tilat ovat hyvä valinta, kun ympäristö liittyy organisaatioon tai aiheeseen, tai kun esiintyjien on helpointa osallistua omalta työpaikaltaan.
Studio on hyvä silloin, kun halutaan valmis ympäristö ja mahdollisimman vähän järjestelyä. Erityisesti jatkuvissa webinaareissa tuttu paikka tekee tekemisestä kevyttä: esiintyjä kävelee sisään ja keskittyy omaan osuuteensa.
Kumpi on teille parempi? Ei tarvitse tietää etukäteen. Kun tiedämme tavoitteen ja esiintyjät, suosittelemme sopivaa vaihtoehtoa.
Millä alustalla webinaari järjestetään?
Vaihtoehtoja on paljon. Onneksi niiden teknisiä eroja ei tarvitse tuntea.
Paljon hyödyllisempää on miettiä yleisön kokemusta:
- Pitääkö webinaariin ilmoittautua?
- Haluatteko tietää, ketkä osallistuvat?
- Pitääkö yleisön pystyä kysymään?
- Onko lähetys avoin vai rajatulle porukalle?
- Katsotaanko sitä myös jälkikäteen?
Kertokaa mitä haluatte yleisön pystyvän tekemään, niin valitsemme siihen sopivan toteutustavan. Kenenkään ei tarvitse käyttää työpäivää järjestelmien vertailuun.
Entä tekniikka?
Tässä kohtaa moni odottaa listaa kameroista ja mikrofoneista. Sellaista ei tule.
Katsojan kannalta vaatimukset ovat lopulta hyvin yksinkertaiset: esiintyjät näkyvät ja kuuluvat hyvin, esitettävä sisältö on helppo seurata, ja lähetys toimii alusta loppuun.
Hyvin tehdyssä webinaarissa tekniikka ei ole pääosassa. Parhaimmillaan sitä ei huomaa lainkaan.
Sama pätee järjestäjään. Kun tuotannosta vastaa ammattilainen, teidän väkenne ei käytä aikaansa laitteisiin, yhteyksiin tai lähetysjärjestelmiin. Eikä lähetyspäivänä tarvitse miettiä, kuka ratkaisee ongelman jos jokin yllättää.
Tekniikka on meidän työtämme. Sisältö teidän.
Miten webinaariin saadaan osallistujia?
Hyväkään webinaari ei auta, jos kukaan ei tiedä siitä. Tämä on se osa, joka jää useimmiten viimeiseksi — ja se näkyy suoraan osallistujamäärässä.
Te tunnette yleisönne meitä paremmin. Markkinointia ei silti tarvitse tehdä yksin.
Autamme myös webinaarin markkinoinnissa:
- Kutsun ja ilmoittautumissivun sisältö — miten aihe kannattaa sanoa, jotta se kiinnostaa
- Sähköposti- ja uutiskirjeviestintä, muistutukset mukaan lukien
- Sosiaalisen median kampanjat ja mainonta
- Lähetyksestä syntyvien klippien käyttö markkinoinnissa
- Hakukoneoptimointi, jotta webinaarin sivu ja tallenne löytyvät myös jälkikäteen
Osan teemme itse, osaan käytämme kumppaneitamme. Teille se näkyy yhtenä yhteyshenkilönä ja yhtenä kokonaisuutena — ei nippuna toimittajia, joita pitäisi koordinoida.
Tärkeintä on kertoa selkeästi, miksi osallistuminen kannattaa. Hyvä kutsu ei kerro vain aihetta. Se lupaa jotain hyödyllistä.
Kaksi asiaa vaikuttaa osallistujamäärään eniten: kutsu noin kahta viikkoa ennen, ja muistutus sekä edellisenä päivänä että vähän ennen alkua. Ilmoittautuneista paikalle saapuu tyypillisesti noin puolet. Se ei ole epäonnistuminen vaan normaali luku — loput tavoitetaan tallenteella.
Yleisö ei katoa lähetyksen jälkeen
Tallenne voi tuoda katsojia vielä kuukausien päästä, jos se on julkaistu sivulla, joka löytyy hakukoneesta. Ihmiset etsivät tietoa silloin kun se on heille ajankohtaista — eivät silloin kun te järjestitte tilaisuuden.
Siksi webinaarin sivu ja tallenne kannattaa suunnitella löydettäviksi alusta asti. Autamme myös siinä.
Sama pätee sarjaan. Kun ihmiset ovat kerran osallistuneet, heille voi tarjota seuraavaa. Vähitellen sarjalle kertyy oma yleisö, eikä tavoittaminen ala joka kerta nollasta.
Parhaimmillaan webinaarisarjasta tulee teille oma tunnistettava media.
Mitä lähetyksen jälkeen?
Kun lähetys loppuu, työ ei ole ihan valmis — ja tässä kohtaa jää eniten arvoa käyttämättä.
Tallenne kannattaa julkaista katsottavaksi ja lähettää osallistujille. Myös niille, jotka eivät päässeet paikalle. Samasta materiaalista syntyy lyhyitä videoita, some-nostoja ja muuta sisältöä.
Tätä ei tarvitse miettiä vasta jälkikäteen. Kun se suunnitellaan etukäteen, materiaali saadaan kuvattua valmiiksi oikeassa muodossa.
Kun webinaareja tehdään sarjana, vuodessa kertyy iso määrä laadukasta asiantuntijasisältöä ilman että yhtäkään videota tuotetaan erillisenä projektina.
Saatte myös tiedon siitä, kuinka moni osallistui, kuinka kauan katsojat pysyivät mukana ja kuinka moni katsoi tallenteen jälkikäteen. Ne luvut kertovat enemmän kuin ilmoittautuneiden määrä — ja niiden avulla seuraavasta tulee parempi.
Itse vai tuotantokumppanin kanssa?
Kevyen sisäisen webinaarin voi hyvin vetää itse tutulla kokousalustalla. Ei siihen tarvita meitä.
Tilanne muuttuu, kun webinaareja tehdään säännöllisesti, kun niiden pitää edustaa organisaatiota kunnolla ja kun oman väen aika on kallista.
Silloin tuotantokumppanin arvo ei ole siinä, että paikalle tuodaan parempia kameroita. Arvo on siinä, että kokonaisuuden toimiminen on jonkun muun vastuulla.
Teidän ei tarvitse tietää, miten lähetys rakennetaan. Teidän ei tarvitse vertailla vaihtoehtoja. Teidän ei tarvitse käyttää lähetyspäivää tuotannon vahtimiseen.
Saatte keskittyä sisältöön ja omaan yleisöönne.
Usein kysyttyä
Kuinka pitkä webinaarin pitäisi olla? 30–60 minuuttia toimii useimmiten. Kestoa tärkeämpää on, ettei ohjelmassa ole tyhjäkäyntiä.
Kuinka moni ilmoittautuneista osallistuu? Tyypillisesti noin puolet. Muistutusviestit nostavat osuutta selvästi, ja loput tavoitetaan tallenteella.
Tarvitseeko meillä olla aiempaa kokemusta? Ei tarvitse. Useimmille webinaari ei ole arkipäivää. Ohjaamme myös esiintyjät, jos he ovat ensimmäistä kertaa lähetyksessä.
Voiko webinaarin toteuttaa omissa tiloissamme? Kyllä. Onnistuu sekä teidän tiloissanne että meidän studiollamme.
Can I get a recording of the broadcast? Kyllä, ja se kannattaa aina ottaa. Siitä syntyy myöhemmin koulutusmateriaalia, markkinointisisältöä ja klippejä.
Voiko esiintyjä olla etänä? Kyllä. Etäesiintyjä liitetään lähetykseen niin, että katsojalle kokonaisuus näyttää yhtenäiseltä.
Autatteko myös sisällön suunnittelussa? Kyllä. Voimme olla mukana ensimmäisestä ideasta lähtien: rakenne, juoksutus ja se, miten asiantuntijoidenne sisältö toimii parhaiten ruudulla.
Autatteko markkinoinnissa? Kyllä. Kutsut ja ilmoittautumissivu, uutiskirjeet ja muistutukset, some-kampanjat sekä webinaarisivun ja tallenteen hakukonenäkyvyys kuuluvat siihen, mitä voimme hoitaa. Osan teemme itse, osaan käytämme kumppaneitamme.
Mitä jos lähetys ei toimi? Riski pienenee ratkaisevasti, kun tuotanto suunnitellaan etukäteen ja testataan ennen lähetystä. Varajärjestelyt ovat osa suunnitelmaa, eivät improvisointia.
Paras webinaari ei useinkaan ole yksittäinen tapahtuma
Jos webinaareilla halutaan rakentaa tunnettuutta, asiantuntijuutta tai asiakassuhteita, niitä kannattaa ajatella jatkuvana sisältönä.
Ensimmäisellä kerralla rakennetaan konsepti. Toisella kerralla prosessi on jo tuttu. Ja kun samaa mallia toistetaan, webinaarien tekemisestä tulee jatkuvaa tekemistä — ei jatkuvaa lisätyötä.
Olemme tehneet livelähetyksiä yli 13 vuotta muun muassa Tilastokeskukselle, VTT:lle, Goethe-Institutille ja Euroopan parlamentille.
Autamme webinaarin kaikissa vaiheissa: ensimmäisestä ideasta ja sisällön suunnittelusta yleisön tavoittamiseen, lähetyspäivään ja valmiin materiaalin hyödyntämiseen. Yhdeltä kumppanilta, yhtenä kokonaisuutena.
Teidän ei tarvitse tulla meille valmiin tuotantosuunnitelman kanssa. Riittää, että tiedätte mistä haluatte puhua ja kenet haluatte tavoittaa. Me rakennamme siitä toimivan webinaarin.
Ja jos siitä halutaan sarja, rakennamme mallin joka toimii kerta toisensa jälkeen.
Focus on the content. We'll handle the production.
Suunnitellaan webinaarinne → Katso mitä webinaarituotanto sisältää →
Lue myös
- Webinar production — mitä palvelu sisältää
- Hybriditapahtuman tuotanto — kun osa yleisöstä on paikan päällä
- Webinar Studio in Helsinki — valmis ympäristö lähetykseen
- Frequently asked questions about live productions
English 
Suomi 
Svenska