Och så hamnade det på ditt bord. ”Ska vi anordna ett webbinarium?”
Den första tanken är oftast densamma: Var i hela friden ska man börja här? Måste man välja en plattform, måste man skaffa en kamera, vem kan sköta ljudet, och tänk om hela grejen kraschar mitt under sändningen inför hundra tittare?.
Den goda nyheten: ingen av dessa är utgångspunkten för planeringen av ett webbinarium.
Vi har genomfört livesändningar i över 13 år – seminarier, utbildningar, konferenser och hundratals webbinarier. Under den tiden har en sak blivit tydlig: skillnaden mellan ett lyckat och ett misslyckat webbinarium beror inte på tekniken. Den beror på om man i förväg visste vad man skulle göra och för vem.
Det viktigaste är alltså att besvara tre frågor:
Vad vill vi säga, till vem och varför?
När de är klara är resten vårt jobb.
I den här guiden går vi igenom vad man egentligen bör tänka på när man anordnar ett webbinarium – utan att prata om teknik. Och vi berättar varför det nästan alltid lönar sig att planera flera webbinarium istället för bara ett.
Vad innebär ett webbinarium?
Ett webbinarium är ett seminarium som hålls online. Ordet kommer från de engelska orden webb och seminarium, och där slutar etymologin.
I praktiken kan ett webbinarium vara nästan vad som helst: ett expertföredrag, en utbildning, en intervju, en paneldiskussion, en produktpresentation eller ett kundmöte. Det kan vara en direktsändning, ett förinspelat program eller en kombination av båda.
Oavsett hur det genomförs är frågan alltid densamma: Varför skulle tittaren ägna sin tid just åt detta?
Om vi hittar ett bra svar på det, har vi redan kommit förvånansvärt långt.
Webinar, online-möte eller hybridmöte?
Dessa tre begrepp förväxlas ofta, och det är värt att känna till skillnaden – den påverkar hur evenemanget genomförs.
| Webinar | Webbmöte | Hybrid händelse | |
|---|---|---|---|
| Publikens storlek | från tiotusental till tiotusental | under 20 | varierar |
| Vem talar? | artister | alla | artister |
| Publiken deltar | frågor och omröstningar | fritt | på båda sätten |
| Var är publiken? | på nätet | på nätet | delvis i salen, delvis online |
| Tallenne | nästan alltid | sällan | ofta |
Om en del av publiken befinner sig på plats och en del online, handlar det om hybridevenemang. Det är något helt eget, eftersom evenemanget måste tilltala två olika publikgrupper samtidigt.
Varför det lönar sig att anordna ett webbinarium
Det bästa är att det är så enkelt att delta. Ingen behöver resa någonstans, så man kan samla en publik från olika delar av Finland – eller världen – till samma evenemang.
Ett webbinarium är ett effektivt sätt att dela med sig av expertkunskap, utbilda kunder eller personal, nå ut till nya kunder och bygga upp ett rykte som expert.
Och sedan den del som oftast förblir outnyttjad: en enda sändning ger upphov till mycket mer än bara en inspelning. Korta videoklipp, inlägg på sociala medier, artiklar, innehåll till nyhetsbrev. En väl utnyttjad timme kan ge underlag för kommunikation i flera månader.
Därför bör man betrakta ett webbinarium som en del av den löpande kommunikationen, inte som en enskild händelse.
Var är det bäst att börja?
Det handlar inte om plattformar. Inte om utrustning. Inte om vem som har den bästa kameran.
Man kan inleda planeringen med en enda fråga:
Vad vill vi uppnå och vilka vill vi nå ut till?
Där har du det. Det räcker för att komma igång.
Vi kan vara med redan från den allra första idén. Tillsammans funderar vi på genomförandet, strukturen och tidsplanen – och hur ert innehåll fungerar bäst på skärmen. Vad som är värt att visa, i vilken ordning och hur länge.
Vi utarbetar också ett program för evenemanget, det vill säga ett tidschema. Det är en minut för minut planerad översikt över vad som ska hända när och vem som gör vad. Det låter väldigt detaljerat, och det är det också. Just därför fungerar det: på sändningsdagen behöver ingen gissa när det är sin tur.
Det betyder alltså att ingen behöver utbilda sig till webbinariumsarrangör för att kunna anordna ett bra webbinarium.
Vad vi behöver från er – och vad vi sköter själva
Det här är den viktigaste punkten i guiden, så låt oss säga det rakt ut.
Vi behöver fem saker från er
- Ämnet — vad ni vill prata om
- Artister – vem av er kan berätta om det bäst?
- Publiken – vilka vill ni nå?
- Målet – vad ni hoppas ska hända efter webbinariet
- Jag vänder mig till ert eget nätverk, som känner er bättre än vi gör
Vi tar hand om resten
- Planering av genomförandemetoden och strukturen
- Hur innehållet ska presenteras i samarbete med era experter
- Löpning och körschema
- Anvisningar och övningar för artisterna
- Val och hantering av sändningsplattform
- Bild, ljud, ljus och grafik
- Övervakning av sändningar och reservlösningar
- Marknadsföringsstöd: inbjudningar, nyhetsbrev, sociala medier och synlighet i sökmotorer
- Inspelningar, klipp och vidareanvändning av dessa
- Rapportering om deltagare och åskådare
Gränsen kan flyttas i vilken riktning som helst. Vill ni göra en del själva? Det går bra. Vill ni att vi sköter allt? Det går också bra.
Det finns dock en sak som inte går att ändra: På sändningsdagen ska ingen av er behöva övervaka produktionen.
Ett webbinarium eller en webbinariesserie?
Det finns ett kort svar på detta: nästan alltid en serie.
Ett bra webbinarium når ut till många människor. Men tänk på det som ett nyhetsbrev eller en podcast – en enda publicering räcker sällan för att bygga upp en publik. En serie ger anledning att komma tillbaka.
En serie innebär inte nödvändigtvis ett webbinarium varje vecka. Det kan vara en månatlig expertutsändning, en översikt över aktuella frågor som sänds fyra gånger om året eller en serie med några avsnitt som kretsar kring ett enda tema.
Och här kommer den del som oftast överraskar: En serie webbinarier är enklare för arrangören än ett enskilt webbinarium.
Första gången utarbetas konceptet och tillverkningsmetoden. Andra gången behöver man inte uppfinna något på nytt.
Ämnet byts ut. Gästerna byts ut. Innehållet byts ut. Produktionen behöver inte bytas ut.
När vi har lärt känna er och ert koncept innebär förberedelserna inför nästa sändning i praktiken bara att vi väljer ett nytt ämne, medverkande och tidpunkt.
Exempel. Vi tog fram omfattande webbinarserier för utbildningsbranschen åt Skhole och RATEKO. Målet var inte att genomföra en enskild sändning, utan att bygga upp en produktionsmodell för hela utbildningsserien. När helheten planeras som en serie från början blir varje enskilt avsnitt en ren rutin. Läs fallstudien →
Hur lång bör ett webbinarium vara?
30–60 minuter brukar räcka. Det är viktigare att programmet inte innehåller några tomgångsperioder än att man håller sig exakt till antalet minuter.
En fungerande ram kan till exempel se ut så här:
Starta > expertinnehåll > diskussion > frågor från publiken > sammanfattning
Du behöver inte planera uppbyggnaden på egen hand. När vi känner till målet, temat och medverkande hjälper vi dig att hitta en form och ett tempo som passar innehållet.
Behövs det en programledare?
Inte nödvändigtvis. Vid ett mindre expertwebinar leder experten evenemanget oftast själv.
I ett webbinarium med flera talare eller diskussioner är det bra att ha en programledare. Hen håller programmet igång, hjälper talarna och glömmer inte heller bort publiken som sitter framför skärmen – vilket är förvånansvärt lätt att göra.
I en fortlöpande serie kan samma programledare vara en del av konceptet. Bekanta ansikten och en välbekant uppbyggnad gör avsnitten till en igenkännbar helhet.
Hur engagerar man publiken?
Ett webbinarium behöver inte vara ensidigt. Publiken kan ställa frågor, kommentera, svara på enkäter eller delta i diskussionen.
Interaktion behövs dock inte på samma sätt i alla webbinarier – och det är inte lämpligt att lägga till den bara för att det är möjligt.
I stället för att lära er hur verktygen fungerar räcker det med att tänka på en sak:
Vad vill vi att publiken ska kunna göra?
Berätta det för oss. Vi sköter genomförandet.
Var hålls webbinariet?
I era egna lokaler, på evenemangsplatsen eller i en färdig studio.
Våra egna lokaler är ett bra val när temat har koppling till organisationen eller ämnet, eller när det är enklast för deltagarna att delta från sin egen arbetsplats.
Studio är bra när man vill ha en färdig miljö och så lite förberedelser som möjligt. Särskilt vid återkommande webbinarier gör en välbekant miljö det hela enklare: talaren kommer in och koncentrerar sig på sitt eget inslag.
Vilket alternativ passar er bäst? Ni behöver inte bestämma er i förväg. När vi känner till syftet och artisterna rekommenderar vi ett lämpligt alternativ.
På vilken plattform hålls webbinariet?
Det finns många alternativ. Lyckligtvis behöver man inte känna till de tekniska skillnaderna mellan dem.
Det är mycket mer meningsfullt att fundera över publikens upplevelse:
- Måste man anmäla sig till webbinariet?
- Vill ni veta vilka som deltar?
- Ska publiken kunna ställa frågor?
- Är sändningen öppen eller endast för en begränsad grupp?
- Ska vi titta på det i efterhand också?
Berätta vad ni vill att publiken ska kunna göra, så väljer vi en lämplig lösning. Ingen behöver ägna en arbetsdag åt att jämföra olika system.
Hur är det med tekniken?
Vid det här laget väntar sig många en lista över kameror och mikrofoner. En sådan kommer inte.
Ur tittarens perspektiv är kraven i slutändan väldigt enkla: artisterna ska synas och höras tydligt, innehållet ska vara lätt att följa och sändningen ska fungera från början till slut.
I ett välgjort webbinarium står inte tekniken i centrum. I bästa fall märker man den inte alls.
Detsamma gäller arrangören. När en professionell sköter produktionen behöver er personal inte lägga tid på utrustning, anslutningar eller sändningssystem. Och på sändningsdagen behöver ni inte fundera på vem som ska lösa problemet om något oväntat skulle inträffa.
Tekniken är vårt arbete. Innehållet är ert.
Hur lockar man deltagare till ett webbinarium?
Inte ens ett bra webbinarium hjälper om ingen känner till det. Det här är den del som oftast hamnar i sista hand – och det märks direkt på antalet deltagare.
Ni känner er målgrupp bättre än vi. Men det betyder inte att ni måste sköta marknadsföringen helt på egen hand.
Vi hjälper även till med marknadsföringen av webbinariet:
- Innehållet i inbjudan och anmälningssidan – hur man bör formulera ämnet för att väcka intresse
- Kommunikation via e-post och nyhetsbrev, inklusive påminnelser
- Kampanjer och reklam i sociala medier
- Användning av klipp från sändningen i marknadsföringssyfte
- Sökmotoroptimering så att webbinariets sida och inspelningen går att hitta även i efterhand
En del gör vi själva, en del låter vi våra samarbetspartner sköta. För er innebär det en enda kontaktperson och en helhet – inte en skara leverantörer som ni måste samordna.
Det viktigaste är att tydligt förklara varför det lönar sig att delta. En bra inbjudan anger inte bara ämnet. Den lovar något värdefullt.
Två saker påverkar deltagarantalet mest: en inbjudan ungefär två veckor i förväg samt en påminnelse både dagen före och strax före start. Av de anmälda brukar ungefär hälften dyka upp. Det är inte ett misslyckande utan en normal siffra – resten nårs via inspelningen.
Publiken försvinner inte efter sändningen
En inspelning kan fortfarande locka tittare flera månader senare, om den har publicerats på en sida som går att hitta via en sökmotor. Människor söker efter information när den är aktuell för dem – inte när ni anordnade evenemanget.
Därför är det viktigt att webbinariets sida och inspelningen utformas så att de är lätta att hitta redan från början. Vi hjälper gärna till med det också.
Detsamma gäller för serien. När folk väl har deltagit kan man erbjuda dem nästa avsnitt. Gradvis bygger serien upp en egen publik, och man behöver inte börja från noll varje gång.
I bästa fall blir webbinarserien ett eget, igenkännbart medieformat för er.
Vad händer efter sändningen?
När sändningen är slut är arbetet inte helt klart – och det är just här som det största värdet går till spillo.
Det är en god idé att publicera inspelningen så att den kan ses och skickas ut till deltagarna. Även till dem som inte kunde vara på plats. Samma material används för att skapa korta videoklipp, inlägg på sociala medier och annat innehåll.
Det här behöver man inte fundera på i efterhand. Om man planerar det i förväg kan man se till att materialet filmas i rätt format redan från början.
När man arrangerar webbinarier som en serie samlas det under ett år ihop en stor mängd högkvalitativt expertinnehåll utan att en enda video produceras som ett separat projekt.
Ni får också information om hur många som deltog, hur länge tittarna stannade kvar och hur många som tittade på inspelningen i efterhand. Dessa siffror säger mer än antalet anmälda – och med hjälp av dem blir nästa gång ännu bättre.
På egen hand eller tillsammans med en produktionspartner?
Ett enkelt internt webbinarium kan man mycket väl genomföra själv på den vanliga mötesplattformen. Vi behövs inte för det.
Situationen förändras när man anordnar webbseminarier regelbundet, när de ska representera organisationen på ett bra sätt och när den egna personalens tid är dyrbar.
Då ligger inte värdet hos produktionspartnern i att man tar dit bättre kameror. Värdet ligger i att det är någon annans ansvar att se till att helheten fungerar.
Ni behöver inte veta hur sändningen byggs upp. Ni behöver inte jämföra olika alternativ. Ni behöver inte ägna sändningsdagen åt att övervaka produktionen.
Ni kan fokusera på innehållet och er egen publik.
Vanliga frågor
Hur lång bör ett webbinarium vara? 30–60 minuter brukar räcka. Det är viktigare att programmet inte innehåller några tomgångsperioder än att det varar så länge.
Hur många av de anmälda kommer att delta? Vanligtvis ungefär hälften. Påminnelsemeddelanden ökar andelen avsevärt, och resten nås via inspelningen.
Behöver vi ha tidigare erfarenhet? Det behövs inte. För de flesta är ett webbinarium inte en del av vardagen. Vi ger även vägledning till talarna om det är första gången de medverkar i en sändning.
Kan webbinariet hållas i våra egna lokaler? Ja. Det går bra både hos er och i vår studio.
Kan jag få en inspelning av sändningen? Ja, och det lönar sig alltid att spela in det. Det kan senare användas som utbildningsmaterial, marknadsföringsinnehåll och klipp.
Kan artisten uppträda på distans? Ja. Den som medverkar på distans kopplas in i sändningen så att helheten framstår som enhetlig för tittaren.
Hjälper ni även till med att utforma innehållet? Ja. Vi kan vara med redan från den första idén: struktur, flöde och hur era experters innehåll fungerar bäst på skärmen.
Kan ni hjälpa till med marknadsföringen? Ja. Inbjudningar och anmälningssidor, nyhetsbrev och påminnelser, kampanjer i sociala medier samt sökmotorsynlighet för webbinarsidan och inspelningarna ingår i det vi kan sköta. En del gör vi själva, en del låter vi våra samarbetspartners sköta.
Vad händer om sändningen inte fungerar? Risken minskar avsevärt när produktionen planeras i förväg och testas före leveransen. Reservlösningar är en del av planen, inte improvisation.
Det bästa webbinariet är sällan en enskild händelse
Om man vill använda webbinarier för att öka kännedomen, visa på expertis eller bygga upp kundrelationer, bör man betrakta dem som ett kontinuerligt innehåll.
Första gången tar man fram konceptet. Andra gången är man redan bekant med processen. Och när man upprepar samma modell blir webbinariet en återkommande aktivitet – inte ett ständigt extraarbete.
Vi har genomfört direktsändningar i över 13 år för bland annat Statistiska centralbyrån, VTT, Goethe-Institutet och Europaparlamentet.
Vi hjälper dig i alla steg av webbinariet: från den första idén och planeringen av innehållet till att nå ut till publiken, sändningsdagen och hur du kan använda det färdiga materialet. Allt från en och samma partner, som en helhet.
Ni behöver inte komma till oss med en färdig produktionsplan. Det räcker med att ni vet vad ni vill prata om och vem ni vill nå. Vi skapar ett fungerande webbinarium utifrån det.
Och om man vill ha en serie av det, bygger vi en modell som fungerar gång på gång.
Fokusera på innehållet. Vi tar hand om produktionen.
Låt oss planera ert webbinarium → Se vad webbinariet innehåller →
Läs även
- Produktion av webinarier — vad tjänsten omfattar
- Produktion av ett hybridarrangemang — när en del av publiken är på plats
- Webinarstudio i Helsingfors — redo för sändning
- Vanliga frågor om liveproduktioner
Svenska 
Suomi 
English